Privacyverklaring
Privacyverklaring ECK de Kraamvogel vzw
ECK de Kraamvogel vzw hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het respecteren van uw privacy. In deze privacyverklaring willen we je op een heldere wijze informeren over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er al het mogelijk aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig en discreet om met persoonsgegevens.
ECK de Kraamvogel vzw houdt zich in alle gevallen aan de geldende wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Dit betekent dat wij
- uw persoonsgegevens discreet verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Het doel wordt in deze privacyverklaring nader beschreven;
- enkel die persoonsgegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden gebruiken ter verwerking;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
1 Identiteit van de organisatie
Als Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw dragen wij de verantwoordelijkheid voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hierover, dan kan u contact met ons opnemen via volgende contactgegevens:
Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw
Volkstraat 7
2000 Antwerpen
T: 03 238 11 00
2 Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw kan volgende persoonsgegevens van u opvragen, verzamelen, verwerken en - indien u hiervoor ondubbelzinnige toestemming hebt verleend bewaren voor de nieuwsbrief:
- Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Persoonlijke kenmerken : vermoedelijke bevallingsdatum, medische gegevens zwangerschap en bevalling van moeder en baby
3 Doel verwerking persoonsgegevens
Deze persoonsgegevens worden door Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden:
- om te kunnen inschrijven en deelnemen aan het aanbod van Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw waaronder workshops en studiedagen (contractueel)
- om te kunnen verwittigen bij problemen of wijzigingen voor/tijdens of na activiteiten worden telefoon of gsm-nummers opgevraagd, mits de persoon zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven. Het nummer wordt na de activiteit onmiddellijk door Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel verwijderd.
- Om het aanbod (organisatorisch en inhoudelijk) te analyseren met het oog op het verbeteren en afstemmen op de noden van de gebruikers aan de hand van een evaluatieformulier (ondubbelzinnige toestemming)
- om personen op de hoogte te houden van het aanbod via de nieuwsbrief (ondubbelzinnige toestemming)
- voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
We gebruiken de verzamelde gegevens enkel en alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
4 Toelichting legaliteit gegevensverzameling
Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel verwerkt de opgevraagde persoonsgegevens o.b.v. volgende rechtsgronden:
- Ondubbelzinnige toestemming: Om u te kunnen verwittigen bij wijzigingen of problemen voor/tijdens of na activiteiten worden telefoon of gsm-nummers opgevraagd. Hiervoor geeft u de ondubbelzinnige toestemming . U geeft uw toestemming wanneer u het "ik geef u de ondubbelzinnige toestemming" - vakje aanvinkt wanneer u zich digitaal inschrijft.
- Contractuele basis: Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw mag gegevens opvragen als deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst. Het ECK de Kraamvogel vzw heeft bijvoorbeeld een minimum aan persoonsgegevens (naam, e-mailadres) nodig om u in te schrijven voor een activiteit,
- Wettelijke verplichting: de verwerking van persoonsgegevens is opgelegd door een decreet als voorwaarde en als bewijs voor subsidiedossiers.
5 Wie zijn de 'ontvangers' van de verzamelde persoonsgegevens?
In sommige gevallen worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij maken gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de website (webhosting: Stekkedoos)
- Het verzorgen van IT-infrastructuur (Kennis)
- Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven
- Wetenschappelijk onderzoek , deze persoonsgegevens worden geanonimiseerd
Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. We stellen overeenkomsten op waarin vermeld wordt dat ook zij werken volgens de regels van de GDPR. We geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.
Wanneer u zich inschrijft voor een activiteit (workshop of studiedag) dan geeft het ECK de Kraamvogel uw persoonsgegevens door aan de betreffende lesgever en eventuele partnerorganisaties (vb. Huizen van het Kind stad Antwerpen). De informatie die wordt doorgegeven is uw naam, adres, e-mailadres, gsm-nummer en indien van toepassing de vermoedelijke bevallingsdatum. Het doorgeven van deze persoonsgegevens heeft als doel:
- u tijdig in te lichten bij wijzigingen of problemen voor, tijdens of na de cursus;
- de lesgever informeren opdat hij/zij de cursus kan voorbereiden en faciliteren
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van tijdens activiteiten gemaakte foto's op onze website of Facebookpagina.
6 Hoe lang worden de gegevens opgeslagen?
Expertisecentrum Kraamzorg de Kraamvogel vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Persoonsgegevens die we niet meer nodig hebben worden geschrapt en/of digitaal verwijderd binnen een afgebakende termijn van maximaal 5 jaar. Gegevens die gebruik worden i.f.v. onderzoek worden 10 jaar bijgehouden. Deze gegevens worden gepseudonimiseerd. Er worden enkel gegevens gebruikt waarvoor de betrokkenen schriftelijke ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.
7 Wijze van het verkrijgen van persoonsgegevens
Expertisecentrum kraamzorg de Kraamvogel vzw verzamelt persoonsgegevens via: de betrokkene zelf.
8 Mededeling rechten betrokkenen
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Verder kan u ons ook contacteren via de contactpagina van de website www.kraamvogel.be. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren.
U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door het Expertisecentrum Kraamzorg de kraamvogel vzw of door één van onze verwerkers. Verder heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te wettigen alvorens wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover onmiddellijk contact met ons op te nemen. U heeft ten allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
9 Beheer en beveiliging
ECK de Kraamvogel vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Deze wijziging wordt aangekondigd op onze website. De laatste wijziging gebeurde op5 juni 2018. Oudere versies van onze privacyverklaring worden op onze Sharepoint opgeslagen
Beveiligen
- Gegevens die we niet meer nodig hebben, worden geschrapt/gedeleted
- We laten nooit lijsten rondslingeren en dit wordt ook afgesproken met onze externe lesgevers, met de lesgevers/vroedvrouwen die voor ons opdrachten vervullen in de HvhK enz.
- Medische info wordt versleuteld op de computers of is enkel bereikbaar met een wachtwoord en wordt bewaard in afgesloten kast.
- Foto's worden alleen geplaatst op internet en Facebook met expliciete toestemming We gebruiken anti-virussoftware op onze computers
- Datalekken worden binnen de 72u na ontdekken aangegeven, en zo snel mogelijk opgelost
Organisaties of partners die gegevens voor ons verwerken: we stellen overeenkomsten op waarin vermeld wordt dat ook zij werken volgens de regels van de GDPR
- Wetenschappelijke gegevensverwerking
- Gegevens van werknemers die gedeeld worden met sociaal secretariaat, preventiedienst, lesgevers, vroedvrouwen,... ...
10 Beeldmateriaal
Bij het volgen van een workshop/ studiedag kan het zijn dat een medewerker van het ECK of een externe lesgever uw foto neemt. Zij/hij zal daar steeds een mondelinge toestemming voor vragen. Bij gelegenheid gebruiken we het beeldmateriaal ter promotie op onze mediakanalen (Facebook en website). Hiervoor vraagt de fotograaf eveneens toestemming. U heeft het recht om te allen tijde te vragen om het gebruikte beeldmateriaal te verwijderen van onze mediakanalen en/of onze bestanden. Dit kan eenvoudig door een mailtje te sturen naar